La pandémie de la Covid-19 a propulsé des milliers de personnes en télétravail. Elles ont dû adapter leurs façons de faire, préparer leur temps de travail et apprendre de nouveaux outils. Un grand nombre d’organisations se sont tournées vers Microsoft 365 et l’outil de collaboration Teams. Les installations se sont effectuées rapidement et une base de formation a été offerte pour initier les utilisateurs. Après quelques semaines, des canaux de communication se sont créés dans Teams sans pour autant que des règles de gouvernance aient été proposées et appliquées. Dans quelque temps, on peut imaginer que Teams ne répondra plus aux besoins de ses utilisateurs, car les gens auront de la difficulté à retrouver leurs documents dans cette pluralité de canaux. C’est pourquoi il faut songer en amont à la gestion du contenu, à l’organisation documentaire et au classement des documents.
Chacun des canaux de Teams est
relié à SharePoint pour le dépôt des documents. Par défaut lors de la création
d’un canal, une bibliothèque « Documents » est formée dans SharePoint
et un dossier « Général » est produit. Tous les documents se
retrouvent dans ce dossier.
Cependant, cet automatisme ne
constitue pas la façon la plus optimale d’utiliser SharePoint. En effet, un
cadre de gouvernance de l’information couplé à des bonnes pratiques rendra
l’expérience utilisateur beaucoup plus conviviale à long terme. Quelques
éléments sont ainsi à considérer.
SharePoint ne doit pas être pris
comme étant un serveur de fichiers avec une arborescence lourde créant de la
frustration à naviguer dans une suite de dossiers. En usant de ce principe,
vous obtenez certes, une gestion des relations, mais vous vous privez largement
des possibilités de SharePoint. Si vous êtes amenés à utiliser des dossiers
(répertoires) pour classer vos documents, vous raisonnez toujours en termes de
système de fichiers classique sur un serveur. Il faut le percevoir tout
autrement et faire table rase de nos connaissances passées. C’est un nouveau
départ.
Ainsi, on privilégie les « ensembles
de documents » aux dossiers, plus souples et conviviaux, tout en proposant
par défaut une visualisation intégrée et personnalisable des relations entre
les éléments. Ils ont également comme avantages d’être recherchables et
manipulables unitairement au même titre qu’un document.
Puis, la force de SharePoint
réside dans ses métadonnées gérées (ou mots-clés structurés); elles permettent de
créer des liens entre les éléments. Par la suite grâce à celles-ci, des
affichages ciblés selon les besoins sont possibles et personnalisables pour
chacun des utilisateurs. À l’évidence, nous n’avons pas tous les mêmes façons
de penser. C’est pourquoi des aperçus différents de notre information rendent
SharePoint plus convivial.
Ce qui est vraiment important est
de ne pas négliger de documenter : bibliothèques, colonnes, types de
contenu, dictionnaire de données (métadonnées), etc. tout doit être détaillé. Il
faut s’assurer de la corrélation entre les registres d’informations et le
contenu de SharePoint. La rigueur est capitale. Cela permettra, entre autres,
de ne pas créer du contenu en double, des synonymes et d’avoir une logique. Cela
optimise le travail des utilisateurs. Finalement, c’est sans oublier
l’architecture de l’information (organisation des documents) qui garantira un
classement efficient, une navigation intuitive et un repérage fructueux.
Pour conclure, quelques gains
rapides peuvent faire en sorte d’une plus grande adhésion des utilisateurs, tels
que :
- Cibler un besoin d’affaires et créer des pages de recherches dans Teams;
- Définir des métadonnées par défaut dans SharePoint;
- Se servir des onglets de Teams pour épingler des pages, des documents et des bibliothèques SharePoint;
- Associer les canaux de Teams aux bibliothèques SharePoint;
- Créer un point d'accès unique dans Teams;
- Standardiser les sites, les canaux et les bibliothèques;
- Créer des sites concentrateurs (Hub sites) dans SharePoint.
Natalie Bissonnette, M.S.I.
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