L’archiviste, le gestionnaire de l'information est une
fonction que vous ne connaissez peut-être pas. C’est le spécialiste pour gérer
l’information. Il peut accomplir une foule de besognes auxquelles vous n’avez peut-être
pas pensé; il a plus d’un tour dans son sac.
Au cours de sa vie professionnelle, un gestionnaire de l'information
peut accomplir de nombreuses tâches dans plusieurs types d'organisation.
Voici un aperçu de ce que peut faire un gestionnaire de
l'information pour vous, à travers différentes situations ou problématiques.
Peut-être vous retrouverez vous dans l'une d'elles...
Un important contrat a été envoyé par courriel et l'employé
a quitté ses fonctions il y a quelques semaines. L'archivage de sa messagerie
ne permet pas de retracer ce document.
Le gestionnaire de l'information détermine quelle est l'information stratégique pour son organisation. Il détermine les bonnes pratiques et les implante au sein de l'organisme en outillant et en formant le personnel.
Dans un environnement Windows, les dossiers sont structurés
selon la logique de chaque employé. Lorsqu'un de ceux-ci part, il est difficile
de retrouver les documents sur lesquels il travaillait. Le moteur de recherche
possède des contraintes et parfois est peu utile pour le repérage.
Le gestionnaire de l'information aménage l'arborescence de
Windows en créant une structure uniforme, universelle, basée sur la mission,
les activités et les besoins de l'organisation.
Des centaines de milliers de dossiers papier de la
clientèle s'entassent sur des étagères, dans des locaux. Lorsqu'une demande
d'accès est faite, impossible de mettre la main sur le dossier désiré.
Le gestionnaire de l'information, par son expertise, sait
organiser, structurer l'ensemble de ces dossiers afin de repérer en quelques
minutes l'information voulue.
Les appareils mobiles personnels comme les téléphones
intelligents, les tablettes et les ordinateurs portables sont de plus en plus
présents en milieu de travail. Un employé consulte de l’information
confidentielle alors qu’il sort du périmètre sécurisé de l’entreprise.
Le gestionnaire de l'information sensibilise le personnel
en le formant sur les bonnes pratiques à adopter.
Parce que c'est pratique, facile d'utilisation et que le
synchronisme entre les documents s’effectue en temps réels, le personnel
utilise l'infonuagique pour le travail collaboratif. Toutefois, la compagnie
productrice du logiciel choisie par le personnel est victime de la compétition
et ferme ses portes.
Le gestionnaire de l'information procède aux analyses, aux
recherches et recommande les outils adéquats pour le travail collaboratif et
encadre ces pratiques par des règles et des politiques.
Des documents sont essentiels pour la survie de
l'organisation; sans ceux-ci, certaines entreprises peuvent faire faillite.
Lors d'un incendie, tous ces documents ont disparu.
Le gestionnaire de l'information met en place un système de
gouvernance de l’information pour garantir la disponibilité des documents
essentiels pendant tout leur cycle de vie, tout en maîtrisant les coûts. Il
prépare un plan de sauvetage pour prévoir les risques.
De nombreuses boîtes de documents s'entassent à différents
endroits dans l'organisme. Le personnel instaure une règle générale et jette
tout après 7 ans. Un litige survient avec un fournisseur; le dossier contenant
des preuves a été détruit.
Le gestionnaire de l'information établit des règles de
conservation des documents à partir des lois gouvernementales et des besoins de
l'organisation. Ainsi, le personnel peut éliminer les documents sans risque à
appliquant ces délais.
Certains documents présentent une durée légale de
préservation supérieure à 30 ans. De coûteux changements de support s’avèrent
alors nécessaires pour abandonner l’obsolète format papier.
Le gestionnaire de l'information propose des solutions et
estime le retour sur investissement.
En fin de compte, le gestionnaire de l'information permet à
la clé, des économies, une meilleure productivité et un respect des contraintes
réglementaires.
Je vous invite à ajouter vos propres situations et vos
propres solutions.
Natalie Bissonnette
9 décembre 2013
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