Liste des bénéfices liés à la gestion documentaire: impacts sur les organisations

Saviez-vous que l'optimisation des processus de gestion documentaire aurait un impact de 5% du chiffre d'affaires? Ce n’est pas le seul bénéfice rencontré par les organisations lorsqu’elles adoptent de saines habitudes de gestion de leurs documents.

Voici une liste des bénéfices liés à la gestion documentaire qui se veut complète. Vous connaissez d’autres avantages? N’hésitez pas en nous en faire part!

Gestion documentaire

Meilleur efficacité administrative

• accroître l'efficacité de l'organisation dans l'accomplissement de ses activités ;
• favoriser la prise de décisions et la mise en œuvre d'actions de manière plus rapide et plus efficace;
• favoriser l'accès à l'information en accélérant l'identification et le repérage des documents et des informations qu'ils contiennent;
• protéger l’organisation contre la perte de documents ;
• accélérer le classement des dossiers quel que soit leur nature ou leur support et le faciliter ;
• diminuer les conséquences de la mobilité du personnel en permettant la continuité des opérations ;
• rendre cohérent le système d’information mis en œuvre au sein de l’unité administrative;
• bénéficier d’information sur les processus.

Gestion documentaire efficace

• réaliser des économies en achat d’équipement (classeurs, chemises, boîtes), en espace d'entreposage et en perte de temps due à une recherche ardue d’un document ou d’un dossier puisque le calendrier de conservation conduit à ne conserver que les documents utiles à la gestion administrative, financière et juridique ;
• gérer la quantité en ne conservant que l’essentiel ;
• maîtriser le cycle de vie de tous les documents ;
• accroître l'efficacité et la productivité de l'organisation.

Protection accrue des droits

• accroître la sécurité des documents, notamment en protégeant les données à caractère personnel qu'ils contiennent ;
• permettre d’identifier les documents à valeur juridique pour s’assurer de leur conservation ;
• permettre de préserver adéquatement les informations stratégiques de l’organisation assurant de protéger ses droits et de remplir sa mission ;
• protéger les documents essentiels à la reprise des activités lors d’une catastrophe.

Renforcement de l’image

• permettre à l’organisation de renforcer son image en gérant sa production documentaire de façon responsable ;
• être en mesure de répondre efficacement aux besoins des citoyens, clients ou utilisateurs et des chercheurs en démontrant l’intérêt que porte l’organisation à offrir des services à la communauté en toute transparence ;
• faciliter une mise en valeur renforcée de la tradition (identification visuelle) et de la culture organisationnelle (vidéos, sites internet, campagnes publicitaires) par la conservation de documents à valeur ajoutée.

Préservation du patrimoine

• démontrer la participation de l’organisation à la vie publique dans le cadre de ses activités et de sa mission ;
• constituer une mémoire organisée et documentée de l’organisation pour répondre aux besoins actuels et futurs de celle-ci.
• permettre d'éviter la destruction prématurée de documents tout en désignant ceux dont la conservation permanente doit être assurée, au grand bénéfice de nombreux chercheurs et, par leur intermédiaire, de la société tout entière.

Gestion intégrée des documents

Coûts d’exploitation réduits

La majorité des documents de l’organisation n’aura plus besoin d'être imprimé, déposé et accessible en format papier, amenant à une réduction des coûts annuels (ressources humaines et financières, espaces de stockage).

Augmentation de la productivité et réduction des coûts d'opportunité

• Prise de décision plus rapide et augmentation de la productivité ;
• L’accès instantané aux informations et la possibilité d'effectuer de la navigation par facettes (mots-clés) ou faire de la recherche plein texte sont des éléments nécessaires pour satisfaire les besoins institutionnels et répondre aux attentes des utilisateurs.

Un accès rapide et ciblé aux bonnes informations, au bon moment et dans le bon format (amélioration de la qualité des processus de décision, transparence et traçabilité dans la conduite des affaires, synonymes de bonne gouvernance) ;

• Enrichissement de la mémoire organisationnelle en favorisant l’utilisation de l’actif informationnel ;
• Uniformisation des pratiques

Mêmes pratiques de gestion que pour les documents physiques : plan de classification, règles de conservation.

L’uniformisation des façons de faire facilite le transfert de connaissance, entre autres.

• Qualité des informations contenues dans les dossiers administratifs qualifiés

Un accès rapide et ciblé aux bonnes informations, au bon moment et dans le bon format (amélioration de la qualité des processus de décision, transparence et traçabilité dans la conduite des affaires, synonymes de bonne gouvernance).

• Perte d'information réduite ;

La perte d'information due au départ des employés est réduite et contrôlée avec la mise en œuvre d'un programme de gestion intégrée des documents institutionnels ;

• Facilitation du travail collaboratif

L’organisation des documents avec des fonctionnalités technologiques encourage le personnel à profiter des avantages du travail collaboratif ;

Partage dynamique de l’information (dossiers) au sein des équipes de travail ou auprès d’intervenants externes ;

Facilitation du travail quotidien de tous les collaborateurs en termes de gestion des documents ;

• Travail à distance

Les utilisateurs à l’extérieur seront en mesure d'accéder au contenu en direct ou en différé sans pour autant compromettre la sécurité de l'information ;

• Information complète

Dossiers complets sur une activité ou une affaire ;

• Gestion accrue des courriels

Décloisonnement des courriels.

Réduction des risques pour l’organisation

• Sauvegarde de la propriété intellectuelle

Les informations confidentielles et ou privées en format électronique sont protégées contre la divulgation accidentelle en tout temps grâce à des groupes de sécurité, les niveaux d'habilitation de sécurité, pare-feu et le cryptage ;

• Conformité et contrôle de la croissance de l'information

Tous les documents sont soumis à des règles de conservation, conformément au calendrier de conservation ;

• Sécurité du droit (authenticité, intégrité et intégralité des documents et des dossiers)

Création d’un entrepôt documentaire organisationnelle sécurisée (un seul dépôt de documents numériques versus les disques durs des postes locaux et de différents serveurs) avec accès sectoriel (élimination du papier) permettant une meilleure gestion de la sécurité des documents ;

• Assure le respect de la conformité réglementaire

Valeur juridique des documents technologiques (LCCJTI) : nécessité d’assurer l’intégrité ;

Possibilité de contrôler la conformité (impossible de le faire avec des dossiers dans les classeurs).

Avantages qualitatifs

• Maîtrise du cycle de vie de tous les documents

Les documents physiques et électroniques créés et reçus par l’entité administrative, de leur création à leur destruction ou leur conservation définitive, peu importe le support d’information sont gérés ;

Permet de faciliter le déclassement des dossiers physiques (liste de déclassement et formulaire) ;

• Cohérence du système d’information mis en œuvre au sein de l’entité administrative (documents intégrés systématiquement dans le système d’information) ;
• Gain de qualité

Gestion des versions et accès à la version la plus récente pour tous : application des règles de conservation sur la version la plus récente ;

Pas de doublons, les documents sont à jour ;

• Bénéfices d’information sur les processus.

Avantages stratégiques

• Constitution d’une mémoire organisée et documentée de l’entité administrative pour répondre aux besoins actuels et futurs de celle-ci ;
• Protection des documents essentiels.

Gains pour le personnel

• Le personnel est plus efficace dans son travail ;
• Meilleure connaissance des bonnes pratiques ;
• Connaissance des propriétaires des documents ;
• Assure un sentiment de confiance et de sécurité ;
• Plus agréable de travailler avec un système simple et les bons outils ;
• Vision d’ensemble.

Gouvernance de l’information

• Les rôles et responsabilités sont clairement définis ;

Chacun sait ce qu’il a à faire ;
Soutien, encadrement et conseils pour supporter le travail par personne qualifiée.

Outils de gestion intégrée des documents (GID)

• Classement uniforme des documents de toutes natures ;
• Un repérage plus simple et plus rapide de l’information ;
• Gain d’espace grâce à une meilleure gestion du cycle de vie des documents ;

Outil de gestion électronique des documents (GED)

• Accéder rapidement aux informations grâce à une recherche simple ou avancée ;
• Assurer le suivi et la traçabilité des documents ;
• Limiter les irritants causés par les équipements (photocopieur et imprimante défectueux) ;
• Travail en amont : dès la création (ou réception) d’un document, on peut le repérer.

Vous connaissez d’autres avantages? N’hésitez pas en nous en faire part!