jeudi 2 juillet 2020

Liste des bénéfices liés à la gestion documentaire: impacts sur les organisations


Saviez-vous que l'optimisation des processus de gestion documentaire aurait un impact de 5% du chiffre d'affaires? Ce n’est pas le seul bénéfice rencontré par les organisations lorsqu’elles adoptent de saines habitudes de gestion de leurs documents.

Voici une liste des bénéfices liés à la gestion documentaire qui se veut complète. Vous connaissez d’autres avantages? N’hésitez pas en nous en faire part!

Gestion documentaire

Meilleur efficacité administrative


  • accroître l'efficacité de l'organisation dans l'accomplissement de ses activités ;
  • favoriser la prise de décisions et la mise en œuvre d'actions de manière plus rapide et plus efficace;
  • favoriser l'accès à l'information en accélérant l'identification et le repérage des documents et des informations qu'ils contiennent;
  • protéger l’organisation contre la perte de documents ;
  • accélérer le classement des dossiers quel que soit leur nature ou leur support et le faciliter ;
  • diminuer les conséquences de la mobilité du personnel en permettant la continuité des opérations ;
  • rendre cohérent le système d’information mis en œuvre au sein de l’unité administrative;
  • bénéficier d’information sur les processus.

Gestion documentaire efficace


  • réaliser des économies en achat d’équipement (classeurs, chemises, boîtes), en espace d'entreposage et en perte de temps due à une recherche ardue d’un document ou d’un dossier puisque le calendrier de conservation conduit à ne conserver que les documents utiles à la gestion administrative, financière et juridique ;
  • gérer la quantité en ne conservant que l’essentiel ;
  • maîtriser le cycle de vie de tous les documents ;
  • accroître l'efficacité et la productivité de l'organisation.

Protection accrue des droits


  • accroître la sécurité des documents, notamment en protégeant les données à caractère personnel qu'ils contiennent ;
  • permettre d’identifier les documents à valeur juridique pour s’assurer de leur conservation ;
  • permettre de préserver adéquatement les informations stratégiques de l’organisation assurant de protéger ses droits et de remplir sa mission ;
  • protéger les documents essentiels à la reprise des activités lors d’une catastrophe.

Renforcement de l’image


  • permettre à l’organisation de renforcer son image en gérant sa production documentaire de façon responsable ;
  • être en mesure de répondre efficacement aux besoins des citoyens, clients ou utilisateurs et des chercheurs en démontrant l’intérêt que porte l’organisation à offrir des services à la communauté en toute transparence ;
  • faciliter une mise en valeur renforcée de la tradition (identification visuelle) et de la culture organisationnelle (vidéos, sites internet, campagnes publicitaires) par la conservation de documents à valeur ajoutée.

Préservation du patrimoine


  • démontrer la participation de l’organisation à la vie publique dans le cadre de ses activités et de sa mission ;
  • constituer une mémoire organisée et documentée de l’organisation pour répondre aux besoins actuels et futurs de celle-ci.
  • permettre d'éviter la destruction prématurée de documents tout en désignant ceux dont la conservation permanente doit être assurée, au grand bénéfice de nombreux chercheurs et, par leur intermédiaire, de la société tout entière.

Gestion intégrée des documents

Coûts d’exploitation réduits

La majorité des documents de l’organisation n’aura plus besoin d'être imprimé, déposé et accessible en format papier, amenant à une réduction des coûts annuels (ressources humaines et financières, espaces de stockage).

Augmentation de la productivité et réduction des coûts d'opportunité


  • Prise de décision plus rapide et augmentation de la productivité ;
  • L’accès instantané aux informations et la possibilité d'effectuer de la navigation par mots-clés (facette) ou faire de la recherche plein texte sont des éléments nécessaires pour satisfaire les besoins institutionnels et répondre aux attentes des utilisateurs.

Un accès rapide et ciblé aux bonnes informations, au bon moment et dans le bon format (amélioration de la qualité des processus de décision, transparence et traçabilité dans la conduite des affaires, synonymes de bonne gouvernance) ;


  • Enrichissement de la mémoire organisationnelle en favorisant l’utilisation de l’actif informationnel ;
  • Uniformisation des pratiques

Mêmes pratiques de gestion que pour les documents physiques : plan de classification, règles de conservation.

L’uniformisation des façons de faire facilite le transfert de connaissance, entre autres.


  • Qualité des informations contenues dans les dossiers administratifs qualifiés

Un accès rapide et ciblé aux bonnes informations, au bon moment et dans le bon format (amélioration de la qualité des processus de décision, transparence et traçabilité dans la conduite des affaires, synonymes de bonne gouvernance).


  • Perte d'information réduite ;

La perte d'information due au départ des employés est réduite et contrôlée avec la mise en œuvre d'un programme de gestion intégrée des documents institutionnels ;


  • Facilitation du travail collaboratif

L’organisation des documents avec des fonctionnalités technologiques encourage le personnel à profiter des avantages du travail collaboratif ;

Partage dynamique de l’information (dossiers) au sein des équipes de travail ou auprès d’intervenants externes ;

Facilitation du travail quotidien de tous les collaborateurs en termes de gestion des documents ;


  • Travail à distance

Les utilisateurs à l’extérieur seront en mesure d'accéder au contenu en direct ou en différé sans pour autant compromettre la sécurité de l'information ;


  • Information complète

Dossiers complets sur une activité ou une affaire ;


  • Gestion accrue des courriels

Décloisonnement des courriels.

Réduction des risques pour l’organisation


  • Sauvegarde de la propriété intellectuelle

Les informations confidentielles et ou privées en format électronique sont protégées contre la divulgation accidentelle en tout temps grâce à des groupes de sécurité, les niveaux d'habilitation de sécurité, pare-feu et le cryptage ;


  • Conformité et contrôle de la croissance de l'information

Tous les documents sont soumis à des règles de conservation, conformément au calendrier de conservation ;


  • Sécurité du droit (authenticité, intégrité et intégralité des documents et des dossiers)

Création d’un entrepôt documentaire organisationnelle sécurisée (un seul dépôt de documents numériques versus les disques durs des postes locaux et de différents serveurs) avec accès sectoriel (élimination du papier) permettant une meilleure gestion de la sécurité des documents ;


  • Assure le respect de la conformité réglementaire

Valeur juridique des documents technologiques (LCCJTI) : nécessité d’assurer l’intégrité ;

Possibilité de contrôler la conformité (impossible de le faire avec des dossiers dans les classeurs).

Avantages qualitatifs


  • Maîtrise du cycle de vie de tous les documents

Les documents physiques et électroniques créés et reçus par l’entité administrative, de leur création à leur destruction ou leur conservation définitive, peu importe le support d’information sont gérés ;

Permet de faciliter le déclassement des dossiers physiques (liste de déclassement et formulaire) ;


  • Cohérence du système d’information mis en œuvre au sein de l’entité administrative (documents intégrés systématiquement dans le système d’information) ;
  • Gain de qualité

Gestion des versions et accès à la version la plus récente pour tous : application des règles de conservation sur la version la plus récente ;

Pas de doublons, les documents sont à jour ;


  • Bénéfices d’information sur les processus.

Avantages stratégiques


  • Constitution d’une mémoire organisée et documentée de l’entité administrative pour répondre aux besoins actuels et futurs de celle-ci ;
  • Protection des documents essentiels.

Gains pour le personnel


  • Le personnel est plus efficace dans son travail ;
  • Meilleure connaissance des bonnes pratiques ;
  • Connaissance des propriétaires des documents ;
  • Assure un sentiment de confiance et de sécurité ;
  • Plus agréable de travailler avec un système simple et les bons outils ;
  • Vision d’ensemble.

Gouvernance de l’information

  • Les rôles et responsabilités sont clairement définis ;
Chacun sait ce qu’il a à faire ;
Soutien, encadrement et conseils pour supporter le travail par personne qualifiée.

Outils de gestion intégrée des documents (GID)


  • Classement uniforme des documents de toutes natures ;
  • Un repérage plus simple et plus rapide de l’information ;
  • Gain d’espace grâce à une meilleure gestion du cycle de vie des documents ;

Outil de gestion électronique des documents (GED)


  • Accéder rapidement aux informations grâce à une recherche simple ou avancée ;
  • Assurer le suivi et la traçabilité des documents ;
  • Limiter les irritants causés par les équipements (photocopieur et imprimante défectueux) ;
  • Travail en amont : dès la création (ou réception) d’un document, on peut le repérer.


Vous connaissez d’autres avantages? N’hésitez pas en nous en faire part!

vendredi 29 mai 2020

La gestion de contenu avec Teams et SharePoint dans Microsoft 365



La pandémie de la Covid-19 a propulsé des milliers de personnes en télétravail. Elles ont dû adapter leurs façons de faire, préparer leur temps de travail et apprendre de nouveaux outils. Un grand nombre d’organisations se sont tournées vers Microsoft 365 et l’outil de collaboration Teams. Les installations se sont effectuées rapidement et une base de formation a été offerte pour initier les utilisateurs. Après quelques semaines, des canaux de communication se sont créés dans Teams sans pour autant que des règles de gouvernance aient été proposées et appliquées. Dans quelque temps, on peut imaginer que Teams ne répondra plus aux besoins de ses utilisateurs, car les gens auront de la difficulté à retrouver leurs documents dans cette pluralité de canaux. C’est pourquoi il faut songer en amont à la gestion du contenu, à l’organisation documentaire et au classement des documents.

Chacun des canaux de Teams est relié à SharePoint pour le dépôt des documents. Par défaut lors de la création d’un canal, une bibliothèque « Documents » est formée dans SharePoint et un dossier « Général » est produit. Tous les documents se retrouvent dans ce dossier.

Cependant, cet automatisme ne constitue pas la façon la plus optimale d’utiliser SharePoint. En effet, un cadre de gouvernance de l’information couplé à des bonnes pratiques rendra l’expérience utilisateur beaucoup plus conviviale à long terme. Quelques éléments sont ainsi à considérer.

SharePoint ne doit pas être pris comme étant un serveur de fichiers avec une arborescence lourde créant de la frustration à naviguer dans une suite de dossiers. En usant de ce principe, vous obtenez certes, une gestion des relations, mais vous vous privez largement des possibilités de SharePoint. Si vous êtes amenés à utiliser des dossiers (répertoires) pour classer vos documents, vous raisonnez toujours en termes de système de fichiers classique sur un serveur. Il faut le percevoir tout autrement et faire table rase de nos connaissances passées. C’est un nouveau départ.

Ainsi, on privilégie les « ensembles de documents » aux dossiers, plus souples et conviviaux, tout en proposant par défaut une visualisation intégrée et personnalisable des relations entre les éléments. Ils ont également comme avantages d’être recherchables et manipulables unitairement au même titre qu’un document.

Puis, la force de SharePoint réside dans ses métadonnées gérées (ou mots-clés structurés); elles permettent de créer des liens entre les éléments. Par la suite grâce à celles-ci, des affichages ciblés selon les besoins sont possibles et personnalisables pour chacun des utilisateurs. À l’évidence, nous n’avons pas tous les mêmes façons de penser. C’est pourquoi des aperçus différents de notre information rendent SharePoint plus convivial.

Ce qui est vraiment important est de ne pas négliger de documenter : bibliothèques, colonnes, types de contenu, dictionnaire de données (métadonnées), etc. tout doit être détaillé. Il faut s’assurer de la corrélation entre les registres d’informations et le contenu de SharePoint. La rigueur est capitale. Cela permettra, entre autres, de ne pas créer du contenu en double, des synonymes et d’avoir une logique. Cela optimise le travail des utilisateurs. Finalement, c’est sans oublier l’architecture de l’information (organisation des documents) qui garantira un classement efficient, une navigation intuitive et un repérage fructueux.

Pour conclure, quelques gains rapides peuvent faire en sorte d’une plus grande adhésion des utilisateurs, tels que :

  • Cibler un besoin d’affaires et créer des pages de recherches dans Teams;
  • Définir des métadonnées par défaut dans SharePoint;
  • Se servir des onglets de Teams pour épingler des pages, des documents et des bibliothèques SharePoint;
  • Créer un point d'accès unique dans Teams;
  • Standardiser les sites, les canaux et les bibliothèques;
  • Créer des sites Hub (Hub sites) dans SharePoint.
Natalie Bissonnette, M.S.I.

samedi 7 novembre 2015

Comment organiser ses photos numériques personnelles


Depuis la venue des appareils photographiques numériques, nous nous sommes libérés de nos contraintes qui limitaient le nombre de prises de vue possibles avec des photographies argentiques (ex. 12, 24 poses). Dorénavant, plus de risques à courir; nous prenons des milliers de fois le petit dernier pour obtenir son plus beau sourire.

Mais comment classer ses photos numériques personnelles? Où les conserver? Lesquelles détruire?

Il est à noter que peu importe le format (papier ou numérique) ou le support (tablette, téléphone cellulaire ou ordinateur), le classement des photos se fait de la même façon.

Nous vous proposons quelques indications simples qui devraient pouvoir répondre à vos interrogations.

Classement numérique

Il existe deux façons simples de classer ses photos:

  • classement thématique
  • classement chronologique
Voici des exemples de classement possible. Les thèmes sont à titre suggestif seulement.

Plan de classement thématique

Procédures

1. Déterminer des thèmes principaux: 

Exemples:
  • Voyage
  • Fêtes
  • Anniversaires

2. Pour chacun des thèmes principaux, proposer des sous-thèmes

Exemples:
  • Noël
  • Nouvel An
3. Lors de l'ajout de nouvelles photos, on peut déterminer de nouveaux sous-thèmes ou indiquer une date d'événement.


Plan de classement chronologique

Procédures

  1. En début d'année, créer un dossier annuel
  2. À chaque nouvel ajout de photos, créer un dossier indiquant la date des photos. Il est suggéré d'utiliser le format Année-Mois-Jour (2015-11-07) séparé par des tirets, pour un classement chronologique.

Télécharger le plan de classement complet ICI

Avantages et inconvénients


Plan de classement thématique


Avantages:

  • recherches intuitives par sujet
  • ajout de mot-clé facultatif
  • les dossiers sont organisés en ordre alphabétique dans l'explorateur

Inconvénients:

  • création de dossiers annuellement
  • grandes variétés de sujets possibles

Plan de classement chronologique


Avantages:

  • classement rapide des photos dès leur création
  • classement chronologique selon les activités
  • méthode par défaut utilisée par la plupart des logiciels de photo

Inconvénients:

  • ajout de mot-clé* ou titre obligatoire; il faut indexer chacune des photos pour pouvoir les repérer dans un moteur de recherche
  • si les dates ne sont pas explicites (ex. 2015-12-25), il sera difficile de repérer rapidement le sujet du dossier
* Vous trouverez la façons de faire dans un article subséquent.

Trier ses photos


Le premier tri à effectuer est l'élimination des photos ratées. En effet, il est inutile de garder les photos floues et surexposées.

En ce qui concerne les photos en plusieurs exemplaires (doubles), choisir une seule photo et détruire les autres.

Le dernier tri pourrait se faire plus tard. Il consiste à ne garder que les photos ayant une signification personnelle. Le temps peut nous aider. Après quelques semaines ou mois passés, nous avons eu le temps de prendre du recul et mieux juger ce qui plus représentatif de ce qui ne l'est pas.