Visite des Archives du ministère des affaires étrangères (archives diplomatiques) à La Courneuve

La seconde partie de la journée a été consacrée à une visite des Archives du ministère des affaires étrangères (archives diplomatiques) à La Courneuve.

Nous avons été reçus par Frédéric du Laurence, directeur des Archives diplomatiques, Isabelle Richefort, chef du département des Archives historiques, Grégoire Eldin conservateur aux Archives du ministère des Affaires étrangères, François Falconet, conservateur du patrimoine et Isabelle Nathan, conservatrice en chef du patrimoine à la direction des Archives.

Historique des archives diplomatiques

L'institution remonte à 1680, soit avant les Archives nationales.
Elle est née d'un besoin de conserver des documents (archives) qui accompagnent les traités.

La direction des archives diplomatiques conserve une centaine de kilomètres  d'archives qui sont réparties pour les 2/3 ou ¾ dans La Courneuve et 1/3ou ¼ des autres archives à Nantes. Ces deux ensembles forment l’entièreté des archives diplomatiques.

À Nantes, on conserve les archives de la Poste et de la diplomatie. Il y a également un troisième centre d'archives virtuelles. Ces archives ont été créées au fil du temps dans les ambassades et les consulats à l'étranger. Les activités se traduisent par la constitution d'archives.

Des instructions sur comment conserver les archives et comment éliminer sont données aux  ambassades et consulats. Ces archives sont conservées pour l'usage de l'administration et pour le public.
Au niveau de l'administration, c'est pour la communication de dossiers. Et pour le public, tout comme pour les autres services publics, cela répond à la loi du code du patrimoine (2008), disant que les documents ne sont pas communicables avant 25 ans.

La direction a pour fonction de collecter, classer et communiquer. Aussi, une fraction de leur activité est au niveau du livre, car il y a une bibliothèque du XVIIe siècle concentrée sur la situation internationale. La bibliothèque comporte près de 500 000 ouvrages et ils sont disponibles au public. Les documents diplomatiques français (DDF) sont mis sous forme de livres lorsque leur nature est d'intérêt particulier.

L'activité importante concerne la diffusion de la connaissance et l'interrogation de travail pour les chercheurs.
La diffusion consiste aux :
prêt de documents;
organisation de colloques et réunions scientifiques;
sujet d'intérêt des archives diplomatiques.

Comme il était devenu impossible de garder toutes les archives des affaires étrangères au Quai d'Orsay, il fallait effectuer un déménagement. Il y a eu de nombreux projets de déménagement des archives au cours des ans, soit 50 projets. Finalement, il a été décidé de déménager dans l'édifice situé à La Courneuve, qui est devenu le principal lieu de conservation des archives diplomatiques. Le déménagement s'est déroulé de 2008 à 2010.
Le bureau des archives de l’Occupation en Allemagne et en Autriche, ouvert en 1952 à Colmar, a achevé le déménagement de ses archives vers le pôle des Archives diplomatiques de La Courneuve et a fermé définitivement ses portes le 30 juin 2010.

Département des archives

L'autonomie du département des archives a été confirmée en 1980 et modifié en 2009 pour fixer ses attributions.

On y retrouve les archives courantes, intermédiaires et définitives et concernent les archives des établissements publics et des consulats.

Un contrôle d'outils et de procédures est établi et dicte de surveiller les éliminations qui se font par le biais de listes des archives à détruire à faire autoriser par les Archives nationales.

Les archives des administrations centrales sont versées à La Courneuve pour assurer le traitement. Par les procédures, le tri a déjà été effectué, mais pour assurer la communication, il faut effectuer un traitement.

En ce qui concerne les dérogations sur les documents non communicables avant 25 ans, 80% des demandes reçoivent une réponse positive pour la consultation.

Depuis 1 an et demi, le système électronique de gestion des archives a été mis en place pour un contrôle plus rigoureux. Il permettra bientôt aux utilisateurs d'avoir plus d'inventaires en ligne et amènera la création d'un portail Internet.

Division conservation

La division contrôle les archives, les communique; effectue les recherches. Elle suit l'entretien des dépôts et assure une température et une humidité contrôlées.

Atelier de restauration
L'atelier de restauration et de reliure permet la restauration de volumes imprimés ou d'archives reliées. Il procède également à la restauration de documents non reliés.

Atelier photographique
Cet atelier utilise les techniques numériques.
On numérise des traités originaux, des plans de grands formats et tous types de documents, surtout ceux qu'on ne veut pas sortir.
La sauvegarde se fait sur microfilm et il y a un traçage numérique.

Le fonds iconographique est régulièrement demandé par l'extérieur pour des expositions.


Département public

Le transfert des archives fût un élément marquant pour le public. Au Quai d'Orsay, la salle pouvait accueillir 50 personnes. À La Courneuve, il y a 240 places, une salle de microfilms de 48 places et une salle d'inventaires de 40 places, ainsi qu'un auditorium.
L'accueil au public a acquis une visibilité.

Une augmentation des inscriptions a été relevée. En 2010, il y avait 1100 inscriptions. Tandis qu'en 2011, 1360 inscriptions.

La tendance à venir consulter sur place est à la diminution, car les chercheurs et autres trouvent leurs informations sur Internet.

Des activités de promotion auprès des universités sont sans cesse mis de l'avant afin d'attirer les professeurs et les étudiants.

L'auditorium permet d'organiser des journées d'études pour valoriser les fonds. Il sert également à diverses activités comme le calendrier des commémorations.

L'action pédagogique est aussi préconisée en proposant des séances, ateliers de formation aux élèves de collèges et lycées.

Dans les fonds particuliers, on retrouve les traités et accords de la France, le fonds iconographique, le fonds photographique, des fonds privés.