L'art de convaincre pour acquérir un système de gestion intégrée des documents

Dans le cadre du Stage technique international d'archives, Mesdames Lourdes Fuentes-Hashimoto, des archives diplomatiques et Marie Laperdrix des Archives nationales de France, Fontainebleau nous ont proposé des ateliers pratiques sur comment convaincre les directions d'adhérer à l'idée de l'acquisition d'un système de gestion d'archivage électronique d'un part, et d'autre part, comment convaincre de la nécessité d'associer les archivistes aux projets informatiques. Trois sous-groupes ont été formés.

Comment convaincre de la nécessité d'associer les archivistes aux projets informatiques

Des étudiants ont démontré les arguments qu'ils utiliseraient pour atteindre ce but. Voici quelques éléments mentionnés :

Les informaticiens ne connaissent pas toujours les processus en gestion documentaire. C'est pourquoi les archivistes sont là pour les aider et intervenir dès le début;
L'archiviste est complémentaire à l'informaticien;
Il faut voir si les serveurs achetés répondent aux besoins des utilisateurs en fait de conservation des informations. Ce sont les archivistes qui peuvent déterminer ces besoins grâce à leurs compétences;
L'archiviste sert d'interface entre la collecte (récupération des documents), le producteur et l'informaticien.

Analyse de l'argumentaire par les formatrices

Suggestions :

La première étape consiste à utiliser un vocabulaire adéquat; il faut savoir adapter son discours à son interlocuteur; il faut traduire le vocabulaire, ne pas utiliser du vocabulaire hermétique;
Expliquer ce que fait un archiviste; expliquer notre métier;
Il faut éviter de trop parler d'archives;
Il faut donner des exemples précis; exprimer des cas vécus de pertes d'informations; ramener à des exemples personnels que pourrait vivre notre interlocuteur; donner des exemples concrets;
Arriver avec des solutions simples.

Comment convaincre les directions d'adhérer à l'idée de l'acquisition d'un système de gestion d'archivage électronique
ou l'art de convaincre les collègues

Les participants ont démontré les éléments suivants à leur argumentation :

De plus en plus, il peut être difficile de retrouver les documents dans une sorte de jungle où ils sont empilés et juxtaposés;
Les demandes qui sont faites ne sont pas répondues rapidement;
Cela donnerait de la visibilité à l'organisation grâce à une vitrine (portail, site);
Permettrait de garder une traçabilité des données électroniques;
Permet d'avoir la pérennité des données;
Il est mieux de prévenir que de guérir : au niveau de l'informatique, il est plus facile de mettre des systèmes pour éviter les doublons et la lourdeur du repérage que de faire le travail en aval;
Travail de collaboration avec les informaticiens pour donner plus de durabilité des documents; mutualisation de compétences, donc moins de coûts (réorganisation du travail; savoir travailler autrement);
Selon le contenu, les informaticiens et les archivistes doivent travailler de concert.

Analyse de l'argumentaire par les formatrices

Suggestions :

Il faut apprendre à travailler autrement;
Déterminer ses besoins et ses priorités;
Selon ce qu'on veut faire, les coûts seront en conséquence. Cela permet de déterminer les besoins;
Se documenter; réunir des informations sur ce qui se fait ailleurs;
Faire prendre connaissance des enjeux;
Suggérer des structures plus petites (meilleurs coûts);
Être capable d'analyser le contexte dans lequel on travail; cela permet de savoir qu'est-ce qu'on doit garder, qu'est-ce qui est prioritaire;
Faire des priorités :
maîtriser les projets informatiques;
analyser l'existant; analyse des besoins;
maîtriser l'avenir; aller chercher à être associé aux projets informatiques dès la conception et même avant; mener une enquête sur ce qui existe dans les services (type de données qui sont créées et conservées; à quoi elles servent).

Pour le service des Technologies de l'information (direction des systèmes d'informations), d'autres arguments, il faut parler de :

Rationalisation de la production et du stockage;
Maîtrise des coûts; réduire les coûts de stockage;
Performance des systèmes d'informations;
Sécuriser l'information.

Les raisons d'un tel système :

Collecte d'informations pour des preuves;
Pour répondre à des citoyens;
Pour les contraintes juridiques;
Garantir les droits des citoyens;
Sauvegarde de la mémoire collective.

Questions à se poser

Connaître le type de données :
Savoir dans un projet informatique, quelles sont les données qu'on va produire?
Quel type de données?
Quelle est la valeur de ces données?
Combien de temps doit-on conserver les données?
Y a-t-il des données sensibles (données personnelles)?
Quels sont les droits d'accès?
Quel est le cycle de vie des données (faire comprendre quand on pourra éliminer ces données)?

À vous de jouer!