Archiviste, mais pas que...

L’archiviste, le gestionnaire de l'information est une fonction que vous ne connaissez peut-être pas. C’est le spécialiste pour gérer l’information. Il peut accomplir une foule de besognes auxquelles vous n’avez peut-être pas pensé; il a plus d’un tour dans son sac.

Au cours de sa vie professionnelle, un  gestionnaire de l'information peut accomplir de nombreuses tâches dans plusieurs types d'organisation.

Voici un aperçu de ce que peut faire un gestionnaire de l'information pour vous, à travers différentes situations ou problématiques. Peut-être vous retrouverez vous dans l'une d'elles...

Un important contrat a été envoyé par courriel et l'employé a quitté ses fonctions il y a quelques semaines. L'archivage de sa messagerie ne permet pas de retracer ce document.

Le gestionnaire de l'information détermine quelle est l'information stratégique pour son organisation. Il détermine les bonnes pratiques et les implante au sein de l'organisme en outillant et en formant le personnel.

Dans un environnement Windows, les dossiers sont structurés selon la logique de chaque employé. Lorsqu'un de ceux-ci part, il est difficile de retrouver les documents sur lesquels il travaillait. Le moteur de recherche possède des contraintes et parfois est peu utile pour le repérage.

Le gestionnaire de l'information aménage l'arborescence de Windows en créant une structure uniforme, universelle, basée sur la mission, les activités et les besoins de l'organisation.

Des centaines de milliers de dossiers papier de la clientèle s'entassent sur des étagères, dans des locaux. Lorsqu'une demande d'accès est faite, impossible de mettre la main sur le dossier désiré.

Le gestionnaire de l'information, par son expertise, sait organiser, structurer l'ensemble de ces dossiers afin de repérer en quelques minutes l'information voulue.

Les appareils mobiles personnels comme les téléphones intelligents, les tablettes et les ordinateurs portables sont de plus en plus présents en milieu de travail. Un employé consulte de l’information confidentielle alors qu’il sort du périmètre sécurisé de l’entreprise.

Le gestionnaire de l'information sensibilise le personnel en le formant sur les bonnes pratiques à adopter.

Parce que c'est pratique, facile d'utilisation et que le synchronisme entre les documents s’effectue en temps réels, le personnel utilise l'infonuagique pour le travail collaboratif. Toutefois, la compagnie productrice du logiciel choisie par le personnel est victime de la compétition et ferme ses portes.

Le gestionnaire de l'information procède aux analyses, aux recherches et recommande les outils adéquats pour le travail collaboratif et encadre ces pratiques par des règles et des politiques.

Des documents sont essentiels pour la survie de l'organisation; sans ceux-ci, certaines entreprises peuvent faire faillite. Lors d'un incendie, tous ces documents ont disparu.

Le gestionnaire de l'information met en place un système de gouvernance de l’information pour garantir la disponibilité des documents essentiels pendant tout leur cycle de vie, tout en maîtrisant les coûts. Il prépare un plan de sauvetage pour prévoir les risques.

De nombreuses boîtes de documents s'entassent à différents endroits dans l'organisme. Le personnel instaure une règle générale et jette tout après 7 ans. Un litige survient avec un fournisseur; le dossier contenant des preuves a été détruit.

Le gestionnaire de l'information établit des règles de conservation des documents à partir des lois gouvernementales et des besoins de l'organisation. Ainsi, le personnel peut éliminer les documents sans risque à appliquant ces délais.

Certains documents présentent une durée légale de préservation supérieure à 30 ans. De coûteux changements de support s’avèrent alors nécessaires pour abandonner l’obsolète format papier.

Le gestionnaire de l'information propose des solutions et estime le retour sur investissement.

En fin de compte, le gestionnaire de l'information permet à la clé, des économies, une meilleure productivité et un respect des contraintes réglementaires. 

Je vous invite à ajouter vos propres situations et vos propres solutions.

Natalie Bissonnette
9 décembre 2013