Pour différentes raisons, certains utilisateurs préfèrent l’utilisation de l’explorateur Windows pour accéder à leurs documents même s’ils se servent de SharePoint Online.
Voici donc comment ceux-ci pourront retrouver leurs habitudes en utilisation la synchronisation.
Qu’est-ce que la synchronisation ?
La synchronisation, appelée Sync, est une application que vous installez sur votre ordinateur qui prend en charge une synchronisation bidirectionnelle des documents et des dossiers entre les bibliothèques de documents et votre ordinateur (c’est-à-dire le lecteur C:), ainsi que vos propres documents et dossiers et votre ordinateur (c’est-à-dire le lecteur C: Drive).
Vous pouvez synchroniser vos bibliothèques SharePoint Online et vos dossiers OneDrive.
Disponibilité des documents
Essentiellement, la fonctionnalité Sync vous permet de synchroniser l’ensemble d’une bibliothèque SharePoint Online et la totalité de vos dossiers OneDrive localement avec votre ordinateur. Bien qu’il puisse sembler que le document soit présent localement sur votre ordinateur, il n’est en fait pas téléchargé jusqu’à ce que vous cliquiez dessus pour la première fois. Ainsi, vous pouvez y accéder sans vous connecter.
Lorsque la synchronisation est active, vous verrez apparaître un icône dans votre explorateur.
Extraction d’un document
Lorsque vos documents sont synchronisés, vous apercevez un nuage dans la colonne État. Quand un utilisateur ouvre un document, son état change; ce sera alors un crochet vert.
Voici les étapes
Les avantages de la synchronisation
Partager des documents à partir de l’explorateur Windows
Vous pouvez accéder à l’option Partager et partager des documents et des dossiers avec qui vous désirez à partir de votre explorateur Windows.
Pour ce faire, faites un clic droit sur le document ou le dossier que vous souhaitez partager à partir de votre lecteur C: et partagez votre contenu avec qui vous souhaitez.
Accéder à l’historique des versions des fichiers à partir de l’explorateur Windows
Tout comme le partage de documents, vous pouvez également partager l’historique des versions de vos documents à partir de l’explorateur Windows. Pour ce faire, faites un clic droit sur le document. Vous pouvez afficher les versions et restaurer les anciennes, comme vous pouvez le faire dans SharePoint Online.
Synchronisation en temps réel des dossiers partagés
Les modifications apportées aux documents de SharePoint Online sont synchronisées en temps réel à partir de Sync, ce qui permet aux membres de l'équipe de travailler sur les dernières versions des documents.
Une autre fonctionnalité que vous pourriez trouver utile est le fait que vous pouvez synchroniser non seulement les documents et dossiers qui se trouvent, mais aussi le contenu partagé par d’autres personnes.
Accédez simplement à la section Partagé avec moi et cliquez sur le bouton de synchronisation dans le(s) dossier(s) qui a été partagé avec vous. Cette astuce s’applique à la fois aux dossiers partagés par vos collègues à partir de leur propre OneDrive ainsi qu’aux dossiers partagés par les parties externes.
Disponibilité hors ligne
Les documents synchronisés sont disponibles hors ligne, ce qui permet aux membres de l'équipe de travailler sur les documents même en l'absence d'une connexion Internet.
Sauvegarde automatique
Sync effectue automatiquement une sauvegarde des documents synchronisés.
Pièges à éviter
Éviter d’ajouter de raccourcis à OneDrive
Il existe des cas où vous ajoutez un raccourci à OneDrive et il arrêtera par inadvertance la synchronisation de votre bibliothèque de documents sans que vous en soyez conscient. Soyez attentif.
Ajout de multitudes de dossiers dans l'explorateur et limitation de l’adresse URL
Une chose à laquelle il faut faire attention avec Sync est la hiérarchie de dossiers. Quand des sous-dossiers ont une hiérarchie profonde et que les noms donnés aux documents sont très longs, cela s’ajoute à l’adresse URL. Alors que l’adresse URL dans SharePoint permet 400 caractères maximum, sous Windows, vous n’en obtenez que 256.
Ainsi, lorsque vous synchronisez localement, vous pourriez rencontrer des messages d’erreur.
Les enjeux
Suppression des documents
Quand un utilisateur synchronise un contenu, tout le contenu est « copié ». Tous les changements à un emplacement ont lieu instantanément dans un autre.
Ainsi, si l’utilisateur supprime un document et un dossier à un endroit, il est immédiatement supprimé à un autre. Le problème souvent rencontré est que les utilisateurs synchronisent les bibliothèques de documents, puis décident de « nettoyer l’espace » sur leur ordinateur en supprimant simplement des documents et des dossiers sur leur ordinateur en appuyant sur le bouton de suppression. Sans aucun message d’avertissement, les documents et dossiers sont envoyés à la corbeille de l’utilisateur et les autres utilisateurs n’ont plus accès à ces documents supprimés localement.
Espace disque limité
La synchronisation des documents à partir de Sync peut prendre beaucoup d'espace disque sur l'ordinateur, en particulier pour les entreprises qui stockent une grande quantité de documents dans SharePoint Online.
Limitation de la synchronisation de OneDrive
La limite officielle de Microsoft est de 300 000 documents dans toutes les bibliothèques de documents et votre OneDrive. Cependant, il est possible d’avoir des problèmes à des niveaux beaucoup plus bas. Assurez-vous donc de ne pas exagérer la synchronisation.
Risque de conflits de synchronisation des documents
Si plusieurs membres de l'équipe travaillent simultanément sur un même document, cela peut entraîner des conflits de versions de documents lors de la synchronisation à partir de Sync.
Il peut être difficile de gérer les différentes versions des documents lorsqu'ils sont synchronisés par Sync, en particulier si plusieurs membres de l'équipe apportent des modifications aux mêmes documents.
Risque de sécurité
La synchronisation des documents de SharePoint Online avec Sync peut présenter un risque de sécurité si les documents synchronisés contiennent des données sensibles ou confidentielles et que l'ordinateur est compromis. Il est important de mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour minimiser ce risque.
Absence des métadonnées
En employant l’explorateur Windows lors de la création de documents, l’utilisateur n’est pas soumis à l’obligation d’ajouter des métadonnées. De ce fait, les affichages paramétrés dans les bibliothèques de SharePoint Online ne fonctionneront pas adéquatement.
Pour conclure
Plusieurs utilisateurs préfèrent naviguer dans une série innombrable de dossiers dans un explorateur de fichiers, malgré les fonctionnalités plus conviviales qu’offre SharePoint Online, comme le repérage. C’est leur choix.
Microsoft déconseille cette façon de faire, car il ne s’agit pas de bonnes pratiques. Cette pratique de navigation existe depuis plus de 30 ans. Il est difficile d’en démordre. Montrer les avantages incontestables de l’utilisation de SharePoint Online devrait convaincre les plus rébarbatifs.
Sources :
Comment
masquer globalement le bouton Synchroniser sur un site Web OneDrive |
SharePoint Maven
10
façons de tirer le meilleur parti de OneDrive Sync | SharePoint Maven
Fonctionnement de
la synchronisation OneDrive | SharePoint Maven
Comment
arrêter la synchronisation d’une bibliothèque de documents SharePoint |
SharePoint Maven
Articles
Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire