Bonnes pratiques de gestion de l'information avec SharePoint Online

Première partie : le point de départ

Avant de se lancer dans un projet de transformation numérique, il faut l'asseoir sur de bonnes bases en respectant les bonnes pratiques de gestion de l'information et en établissant un cadre de gouvernance de l'information. Souvent ces deux sujets sont intereliés.

Le premier pas démarre dès la création.

Création de site et d’équipe Microsoft Teams

Établir un processus pour la demande de création de site SharePoint et d’équipe Microsoft Teams en utilisant une grille décisionnelle pour la création d’équipes ou de groupes afin d’assurer une cohérence et d’avoir un contrôle sur le contenu de l’information.

! Il est important de toujours créer une équipe Microsoft Teams à partir de sites SharePoint existants traitant du même sujet.

Structure hiérarchique

Permettre au système de recherche de classer le contenu plus facilement et de renvoyer des résultats de recherche qui correspondent davantage au propos de l'utilisateur, comme dans l’exemple :

http://vente/Quebec

Remarque : Il faut s’attarder à limiter le nombre de caractères dans le fil d’Ariane pour ne pas causer d’impacts pour l’ouverture de documents.

Structure de navigation

Site modèle

Utiliser des modèles de collection de sites pour faciliter et accélérer le processus de création.

Site concentrateur

Les sites modernes peuvent être associés aux sites concentrateurs (hub) à des sites centraux. Les sites associés partageront alors la navigation et l'image de marque, avec le site concentrateur et si les propriétaires des sites l'approuvent, ils pourront également partager les autorisations du site concentrateur.

Analyse des besoins

En terminant, il est primordial de préparer une bonne analyse pour s'assurer de bien répondre aux besoins des usagers. Cela constituera un élément de réussite ou non du nouvel environnement collaboratif.

Quel sera le type de contenu du site ? Comment ce contenu sera-t-il présenté : pages, listes et bibliothèque ?

Comment les informations seront-elles présentées sur le site ?

Comment les utilisateurs navigueront-ils sur le site ?

Comment l'information sera-t-elle ciblée sur des publics spécifiques ?

Comment la recherche sera-t-elle configurée et optimisée ?

Pour en savoir davantage sur le sujet, consultez le site de Cofomo Québec.