Dans Microsoft 365, qu'est-ce qu'un tenant.

Aussi appelé entité locataire, le "tenant" est l'espace où une organisation place ses données et les clientèles utilisatrices collaborent.

Pourquoi votre implantation de SharePoint est un échec*

Très souvent, on entend des plaintes et des récriminations au sujet de l’échec de l’implantation de SharePoint dans les organisations. Le plus souvent, on croit que c’est le damné SharePoint le coupable. Il n’en est rien. Comme chacune des organisations est différente, il peut y avoir plusieurs facteurs de succès ou d’échec à son implantation. Voici le résumé de quelques-unes des raisons de l’échec de son implantation.

Raison no 1 : Toutes les ressources financières sont attribuées à la personnalisation, à la configuration, au développement

La première chose que les organisations font au moment de l’acquisition de SharePoint est du développement coûteux et de la personnalisation. C’est comme acheter des rideaux pour une maison alors qu’elle n’est même pas construite. Ne vous méprenez pas sur l’importance du visuel. La personnalisation offre un aperçu de SharePoint plus convivial, mais la collaboration ne sera pas enrichie par des diaporamas ou des effets de survol de menu fantaisistes. Ce qui améliorera la collaboration est l’architecture de l’information, les métadonnées, une bonne conception du design et une navigation adaptée. C’est particulièrement important pour qui utilise SharePoint Online.

Raison no 2 : Ne pas accorder de temps à la formation

« Mes employés n’ont pas eu besoin de formation pour utiliser Word, Excel ou Dropbox. Donc, ils n’en ont pas besoin pour SharePoint ». Il s’agit d’un commentaire souvent prononcé par les gestionnaires seniors. Cette affirmation est de la foutaise.

SharePoint n’est pas Word, Excel ni Dropbox. La complexité de SharePoint surpasse facilement les logiciels énumérés précédemment. Autorise-t-on une personne à conduire une voiture sans avoir préalablement suivi la formation adéquate? Monterions-nous à bord d’un avion dont le pilote n’a pas suivi une formation appropriée? Alors, pourquoi permettre le personnel à collaborer et échanger des informations stratégiques sans l’avoir fait? On ne parle pas ici de formation offerte sur de longues périodes comme trois journées, mais plutôt d’une formation sur les principales fonctionnalités et celles utilisées fréquemment; cette formation est indispensable. Cela vaut largement l’investissement.

Raison no 3 : Les bonnes pratiques ne sont pas suivies concernant l’architecture de l’information

Même si l'on passe du temps au développement personnalisé et à la formation, on a besoin également de s’assurer de suivre les meilleures pratiques de l’industrie. Cela inclut une hiérarchie adéquate, la navigation, les métadonnées, la configuration du thésaurus et de la recherche.

Raison no 4 : L’implantation de SharePoint uniquement comme dépôt pour le partage de documents

SharePoint n’est pas seulement un classeur pour déposer des documents partagés. Si c’est l’utilisation qui en est faite, on ne profite pas pleinement des avantages des outils de collaboration. Certaines limitations techniques seront très probablement rencontrées et l’implantation de SharePoint ne sera jamais une réussite dans l’organisation.

Raison no 5 : Anticipation des mauvaises expériences

Comme on peut avoir une mauvaise expérience avec une personne, on peut l’avoir vécu également avec SharePoint. Lorsqu’on a une expérience désagréable avec une personne, on ne doit pas s’appuyer sur celle-ci dans les autres relations nouvelles. Il est possible que ce fût le cas en ce qui concerne une très mauvaise expérience dans le passé avec SharePoint 2007 ou 2010. Le passé doit demeurer derrière nous, car dans ce cas SharePoint a changé drastiquement depuis cette époque. D'une application lourde et compliquée, il est devenu une plate-forme de collaboration très moderne et intuitive. Microsoft publie des mises à jour de SharePoint en ligne et des autres outils de Microsoft 365 plus rapidement que vous ne le dites « Sharepoint ».

Ce qu'il faut faire

Au final, les utilisateurs-trices finaux doivent être au cœur du processus d’implantation afin de s’assurer de l’adhésion et de la réussite du projet.

*Article largement inspiré de la traduction d’un texte de Gregory Zelfond Why your SharePoint Implementation Failed

Les 50 règles pour de meilleures pratiques avec SharePoint Online et Microsoft Teams

Chacun.e cherche à rendre les outils de collaboration le plus efficients possibles. C'est pourquoi je me suis attardée à recueillir les 50 meilleures pratiques pour SharePoint Online et Microsoft Teams à ce jour. Bien entendu, ces bonnes pratiques sont amenées à changer avec la mouvance et le développement de ces outils technologiques.

Toutes ces règles proviennent de sites "sérieux" et des recommandations de Microsoft. Je peux donc vous assurer que ces informations sont formelles.

Règle no 1 : Définir une politique organisationnelle en matière de création de sites.

Règle no 2 : Toute création de sites SharePoint et d’équipe Microsoft Teams doit suivre un processus décisionnel et répondre aux règles de gouvernance établies.

Règle no 3 : Il est déconseillé de faire des sous-sites

Règle no 4 : Créer d’abord le site SharePoint

Règle no 5 : Désigner au moins deux propriétaires, soit le gestionnaire et le superutilisateur

Règle no 6 : Le canal général sert à l’administration.

Règle no 7 : Créer des canaux publics orientant les discussions.

Règle no 8 : Ne pas créer de canaux privés. Privilégier les équipes Microsoft Teams privées.

Règle no 9 : Tout élément apparaissant dans le fil d’Ariane (URL) suivant les règles d’écriture

Règle no 10 : Tous les champs et étiquettes respectent les règles d’écriture.

Règle no 11 : Des règles d’écriture sont nécessaires

Règle no 12 : Les sites, équipes sont dans un français conforme à la Charte de la langue française.

Règle no 13 : Utiliser des modèles de collection de sites

Règle no 14 : Utiliser les sites concentrateurs pour maximiser l’efficience.

Règle no 15 : Tous les sites sont construits à partir du modèle de site

Règle no 16 : Les informations obligatoires doivent se retrouver dans le site modèle.

Règle no 17 : La langue de la solution est le français.

Règle no 18 : Le site modèle assure une standardisation.

Règle no 19 : Le site doit avoir une apparence professionnelle et basé sur le modèle nommé « Moderne »

Règle no 20 : La bibliothèque modèle est intégrée au site modèle.

Règle no 21 : L’affichage « Tous les documents » doit demeurer intègre.

Règle no 22 : Définir des pages de références.

Règle no 23 : Créer des collections de sites basées sur les types d’autorisations

Règle no 24 : Organiser le contenu ayant le plus de valeur

Règle no 25 : Fixer un nombre maximal d’éléments dans une bibliothèque

Règle no 26 : poser des questions permettant d’identifier les besoins des utilisateurs

Règle no 27 : Identifier les applications centrées sur les documents et les hiérarchiser en fonction de leur impact et faisabilité.

Règle no 28 : Organiser l’information en fonction des activités et des processus de travail

Règle no 29 : Créer au moins deux affichages publics pour chacune des bibliothèques

Règle no 30 : Activer la gestion des versions

Règle no 31 : Activer la gestion des enregistrements

Règle no 32 : Classer les documents dans des ensembles de documents

Règle no 33 : Centraliser les métadonnées dans la banque de termes du centre d’administration de SharePoint.

Règle no 34 : Toutes les métadonnées sont consignées dans le registre des métadonnées institutionnelles

Règle no 35 : Utiliser le concentrateur de type de contenu

Règle no 36 : Inclure le type de contenu Profil-base au modèle de site SharePoint

Règle no 37 : Attribuer un profil de métadonnées pour chacune des bibliothèques de SharePoint.

Règle no 38 : Déterminer au moins deux taxonomistes pour la banque de termes.

Règle no 39 : Appliquer des durées de conservation aux équipes Teams temporaire.

Règle no 40 : Affecter les droits et accès en fonction du contenu de l’information

Règle no 41 : Octroyer les accès en tant que propriétaire UNIQUEMENT aux personnes ayant suivi la formation avancée pour super utilisateur.

Règle no 42 : Ne pas créer de groupe 365

Règle no 43 : Développer un processus clair pour les demandes d’accès

Règle no 44 : Utiliser un calendrier de conservation

Règle no 45 : Identifier les rôles clés

Règle no 46 : Désigner un expert de site dans chaque équipe pour résoudre les problèmes et assurer la liaison avec un administrateur SharePoint.

Règle no 47 : Établir un calendrier d'audit et désigner des propriétaires de contenu pour les grandes listes et les bibliothèques.

Règle no 48 : Offrir une formation à l’ensemble du personnel

Règle no 49 : Fournir une formation intermédiaire aux nouveaux propriétaires de sites

Règle no 50: Adapter une gestion du changement basée sur un changement de culture organisationnelle

Références :

Meilleures pratiques en matière d’organisation du contenu pour la recherche dans SharePoint Server

Best Practices for SharePoint Permissioning

Aperçu : Gouvernance de sites, autorisation et partage pour les propriétaires de sites

Personnaliser les autorisations pour une liste ou une bibliothèque SharePoint

Les bonnes pratiques en gestion documentaire et les pièges à éviter

Les bonnes pratiques pour le nommage des fichiers et dossiers

Stratégie d’affectation de noms de groupes Microsoft 365

Utiliser des modèles pour créer différents types de sites SharePoint

Administration de SharePoint Online, étape par étape

Utiliser Microsoft Teams lorsqu’on a déjà SharePoint

SharePoint 2013: Portails des Bonnes Pratiques

Meilleurs pratiques d'organisation d'équipe dans Microsoft Teams

9 fonctionnalités bluffantes des bibliothèques de documents SharePoint

Bonnes pratiques de gestion de l'information avec SharePoint Online