Gestion documentaire : Nouveautés dans Microsoft 365

Nouvelle année, nouvelle résolution.

Régulièrement, je vais vous présenter les nouveautés en gestion documentaire dans Microsoft 365. En espérant que cette veille vous sera utile.

Dans Microsoft 365, qu'est-ce qu'un tenant.

Aussi appelé entité locataire, le "tenant" est l'espace où une organisation place ses données et les clientèles utilisatrices collaborent.

Pourquoi votre implantation de SharePoint est un échec*

Très souvent, on entend des plaintes et des récriminations au sujet de l’échec de l’implantation de SharePoint dans les organisations. Le plus souvent, on croit que c’est le damné SharePoint le coupable. Il n’en est rien. Comme chacune des organisations est différente, il peut y avoir plusieurs facteurs de succès ou d’échec à son implantation. Voici le résumé de quelques-unes des raisons de l’échec de son implantation.

Raison no 1 : Toutes les ressources financières sont attribuées à la personnalisation, à la configuration, au développement

La première chose que les organisations font au moment de l’acquisition de SharePoint est du développement coûteux et de la personnalisation. C’est comme acheter des rideaux pour une maison alors qu’elle n’est même pas construite. Ne vous méprenez pas sur l’importance du visuel. La personnalisation offre un aperçu de SharePoint plus convivial, mais la collaboration ne sera pas enrichie par des diaporamas ou des effets de survol de menu fantaisistes. Ce qui améliorera la collaboration est l’architecture de l’information, les métadonnées, une bonne conception du design et une navigation adaptée. C’est particulièrement important pour qui utilise SharePoint Online.

Raison no 2 : Ne pas accorder de temps à la formation

« Mes employés n’ont pas eu besoin de formation pour utiliser Word, Excel ou Dropbox. Donc, ils n’en ont pas besoin pour SharePoint ». Il s’agit d’un commentaire souvent prononcé par les gestionnaires seniors. Cette affirmation est de la foutaise.

SharePoint n’est pas Word, Excel ni Dropbox. La complexité de SharePoint surpasse facilement les logiciels énumérés précédemment. Autorise-t-on une personne à conduire une voiture sans avoir préalablement suivi la formation adéquate? Monterions-nous à bord d’un avion dont le pilote n’a pas suivi une formation appropriée? Alors, pourquoi permettre le personnel à collaborer et échanger des informations stratégiques sans l’avoir fait? On ne parle pas ici de formation offerte sur de longues périodes comme trois journées, mais plutôt d’une formation sur les principales fonctionnalités et celles utilisées fréquemment; cette formation est indispensable. Cela vaut largement l’investissement.

Raison no 3 : Les bonnes pratiques ne sont pas suivies concernant l’architecture de l’information

Même si l'on passe du temps au développement personnalisé et à la formation, on a besoin également de s’assurer de suivre les meilleures pratiques de l’industrie. Cela inclut une hiérarchie adéquate, la navigation, les métadonnées, la configuration du thésaurus et de la recherche.

Raison no 4 : L’implantation de SharePoint uniquement comme dépôt pour le partage de documents

SharePoint n’est pas seulement un classeur pour déposer des documents partagés. Si c’est l’utilisation qui en est faite, on ne profite pas pleinement des avantages des outils de collaboration. Certaines limitations techniques seront très probablement rencontrées et l’implantation de SharePoint ne sera jamais une réussite dans l’organisation.

Raison no 5 : Anticipation des mauvaises expériences

Comme on peut avoir une mauvaise expérience avec une personne, on peut l’avoir vécu également avec SharePoint. Lorsqu’on a une expérience désagréable avec une personne, on ne doit pas s’appuyer sur celle-ci dans les autres relations nouvelles. Il est possible que ce fût le cas en ce qui concerne une très mauvaise expérience dans le passé avec SharePoint 2007 ou 2010. Le passé doit demeurer derrière nous, car dans ce cas SharePoint a changé drastiquement depuis cette époque. D'une application lourde et compliquée, il est devenu une plate-forme de collaboration très moderne et intuitive. Microsoft publie des mises à jour de SharePoint en ligne et des autres outils de Microsoft 365 plus rapidement que vous ne le dites « Sharepoint ».

Ce qu'il faut faire

Au final, les utilisateurs-trices finaux doivent être au cœur du processus d’implantation afin de s’assurer de l’adhésion et de la réussite du projet.

*Article largement inspiré de la traduction d’un texte de Gregory Zelfond Why your SharePoint Implementation Failed

Les 50 règles pour de meilleures pratiques avec SharePoint Online et Microsoft Teams

Chacun.e cherche à rendre les outils de collaboration le plus efficients possibles. C'est pourquoi je me suis attardée à recueillir les 50 meilleures pratiques pour SharePoint Online et Microsoft Teams à ce jour. Bien entendu, ces bonnes pratiques sont amenées à changer avec la mouvance et le développement de ces outils technologiques.

Toutes ces règles proviennent de sites "sérieux" et des recommandations de Microsoft. Je peux donc vous assurer que ces informations sont formelles.

Règle no 1 : Définir une politique organisationnelle en matière de création de sites.

Règle no 2 : Toute création de sites SharePoint et d’équipe Microsoft Teams doit suivre un processus décisionnel et répondre aux règles de gouvernance établies.

Règle no 3 : Il est déconseillé de faire des sous-sites

Règle no 4 : Créer d’abord le site SharePoint

Règle no 5 : Désigner au moins deux propriétaires, soit le gestionnaire et le superutilisateur

Règle no 6 : Le canal général sert à l’administration.

Règle no 7 : Créer des canaux publics orientant les discussions.

Règle no 8 : Ne pas créer de canaux privés. Privilégier les équipes Microsoft Teams privées.

Règle no 9 : Tout élément apparaissant dans le fil d’Ariane (URL) suivant les règles d’écriture

Règle no 10 : Tous les champs et étiquettes respectent les règles d’écriture.

Règle no 11 : Des règles d’écriture sont nécessaires

Règle no 12 : Les sites, équipes sont dans un français conforme à la Charte de la langue française.

Règle no 13 : Utiliser des modèles de collection de sites

Règle no 14 : Utiliser les sites concentrateurs pour maximiser l’efficience.

Règle no 15 : Tous les sites sont construits à partir du modèle de site

Règle no 16 : Les informations obligatoires doivent se retrouver dans le site modèle.

Règle no 17 : La langue de la solution est le français.

Règle no 18 : Le site modèle assure une standardisation.

Règle no 19 : Le site doit avoir une apparence professionnelle et basé sur le modèle nommé « Moderne »

Règle no 20 : La bibliothèque modèle est intégrée au site modèle.

Règle no 21 : L’affichage « Tous les documents » doit demeurer intègre.

Règle no 22 : Définir des pages de références.

Règle no 23 : Créer des collections de sites basées sur les types d’autorisations

Règle no 24 : Organiser le contenu ayant le plus de valeur

Règle no 25 : Fixer un nombre maximal d’éléments dans une bibliothèque

Règle no 26 : poser des questions permettant d’identifier les besoins des utilisateurs

Règle no 27 : Identifier les applications centrées sur les documents et les hiérarchiser en fonction de leur impact et faisabilité.

Règle no 28 : Organiser l’information en fonction des activités et des processus de travail

Règle no 29 : Créer au moins deux affichages publics pour chacune des bibliothèques

Règle no 30 : Activer la gestion des versions

Règle no 31 : Activer la gestion des enregistrements

Règle no 32 : Classer les documents dans des ensembles de documents

Règle no 33 : Centraliser les métadonnées dans la banque de termes du centre d’administration de SharePoint.

Règle no 34 : Toutes les métadonnées sont consignées dans le registre des métadonnées institutionnelles

Règle no 35 : Utiliser le concentrateur de type de contenu

Règle no 36 : Inclure le type de contenu Profil-base au modèle de site SharePoint

Règle no 37 : Attribuer un profil de métadonnées pour chacune des bibliothèques de SharePoint.

Règle no 38 : Déterminer au moins deux taxonomistes pour la banque de termes.

Règle no 39 : Appliquer des durées de conservation aux équipes Teams temporaire.

Règle no 40 : Affecter les droits et accès en fonction du contenu de l’information

Règle no 41 : Octroyer les accès en tant que propriétaire UNIQUEMENT aux personnes ayant suivi la formation avancée pour super utilisateur.

Règle no 42 : Ne pas créer de groupe 365

Règle no 43 : Développer un processus clair pour les demandes d’accès

Règle no 44 : Utiliser un calendrier de conservation

Règle no 45 : Identifier les rôles clés

Règle no 46 : Désigner un expert de site dans chaque équipe pour résoudre les problèmes et assurer la liaison avec un administrateur SharePoint.

Règle no 47 : Établir un calendrier d'audit et désigner des propriétaires de contenu pour les grandes listes et les bibliothèques.

Règle no 48 : Offrir une formation à l’ensemble du personnel

Règle no 49 : Fournir une formation intermédiaire aux nouveaux propriétaires de sites

Règle no 50: Adapter une gestion du changement basée sur un changement de culture organisationnelle

Références :

Meilleures pratiques en matière d’organisation du contenu pour la recherche dans SharePoint Server

Best Practices for SharePoint Permissioning

Aperçu : Gouvernance de sites, autorisation et partage pour les propriétaires de sites

Personnaliser les autorisations pour une liste ou une bibliothèque SharePoint

Les bonnes pratiques en gestion documentaire et les pièges à éviter

Les bonnes pratiques pour le nommage des fichiers et dossiers

Stratégie d’affectation de noms de groupes Microsoft 365

Utiliser des modèles pour créer différents types de sites SharePoint

Administration de SharePoint Online, étape par étape

Utiliser Microsoft Teams lorsqu’on a déjà SharePoint

SharePoint 2013: Portails des Bonnes Pratiques

Meilleurs pratiques d'organisation d'équipe dans Microsoft Teams

9 fonctionnalités bluffantes des bibliothèques de documents SharePoint

Bonnes pratiques de gestion de l'information avec SharePoint Online

Liste des bénéfices liés à la gestion documentaire: impacts sur les organisations

Saviez-vous que l'optimisation des processus de gestion documentaire aurait un impact de 5% du chiffre d'affaires? Ce n’est pas le seul bénéfice rencontré par les organisations lorsqu’elles adoptent de saines habitudes de gestion de leurs documents.

Voici une liste des bénéfices liés à la gestion documentaire qui se veut complète. Vous connaissez d’autres avantages? N’hésitez pas en nous en faire part!

Gestion documentaire

Meilleur efficacité administrative

• accroître l'efficacité de l'organisation dans l'accomplissement de ses activités ;
• favoriser la prise de décisions et la mise en œuvre d'actions de manière plus rapide et plus efficace;
• favoriser l'accès à l'information en accélérant l'identification et le repérage des documents et des informations qu'ils contiennent;
• protéger l’organisation contre la perte de documents ;
• accélérer le classement des dossiers quel que soit leur nature ou leur support et le faciliter ;
• diminuer les conséquences de la mobilité du personnel en permettant la continuité des opérations ;
• rendre cohérent le système d’information mis en œuvre au sein de l’unité administrative;
• bénéficier d’information sur les processus.

Gestion documentaire efficace

• réaliser des économies en achat d’équipement (classeurs, chemises, boîtes), en espace d'entreposage et en perte de temps due à une recherche ardue d’un document ou d’un dossier puisque le calendrier de conservation conduit à ne conserver que les documents utiles à la gestion administrative, financière et juridique ;
• gérer la quantité en ne conservant que l’essentiel ;
• maîtriser le cycle de vie de tous les documents ;
• accroître l'efficacité et la productivité de l'organisation.

Protection accrue des droits

• accroître la sécurité des documents, notamment en protégeant les données à caractère personnel qu'ils contiennent ;
• permettre d’identifier les documents à valeur juridique pour s’assurer de leur conservation ;
• permettre de préserver adéquatement les informations stratégiques de l’organisation assurant de protéger ses droits et de remplir sa mission ;
• protéger les documents essentiels à la reprise des activités lors d’une catastrophe.

Renforcement de l’image

• permettre à l’organisation de renforcer son image en gérant sa production documentaire de façon responsable ;
• être en mesure de répondre efficacement aux besoins des citoyens, clients ou utilisateurs et des chercheurs en démontrant l’intérêt que porte l’organisation à offrir des services à la communauté en toute transparence ;
• faciliter une mise en valeur renforcée de la tradition (identification visuelle) et de la culture organisationnelle (vidéos, sites internet, campagnes publicitaires) par la conservation de documents à valeur ajoutée.

Préservation du patrimoine

• démontrer la participation de l’organisation à la vie publique dans le cadre de ses activités et de sa mission ;
• constituer une mémoire organisée et documentée de l’organisation pour répondre aux besoins actuels et futurs de celle-ci.
• permettre d'éviter la destruction prématurée de documents tout en désignant ceux dont la conservation permanente doit être assurée, au grand bénéfice de nombreux chercheurs et, par leur intermédiaire, de la société tout entière.

Gestion intégrée des documents

Coûts d’exploitation réduits

La majorité des documents de l’organisation n’aura plus besoin d'être imprimé, déposé et accessible en format papier, amenant à une réduction des coûts annuels (ressources humaines et financières, espaces de stockage).

Augmentation de la productivité et réduction des coûts d'opportunité

• Prise de décision plus rapide et augmentation de la productivité ;
• L’accès instantané aux informations et la possibilité d'effectuer de la navigation par facettes (mots-clés) ou faire de la recherche plein texte sont des éléments nécessaires pour satisfaire les besoins institutionnels et répondre aux attentes des utilisateurs.

Un accès rapide et ciblé aux bonnes informations, au bon moment et dans le bon format (amélioration de la qualité des processus de décision, transparence et traçabilité dans la conduite des affaires, synonymes de bonne gouvernance) ;

• Enrichissement de la mémoire organisationnelle en favorisant l’utilisation de l’actif informationnel ;
• Uniformisation des pratiques

Mêmes pratiques de gestion que pour les documents physiques : plan de classification, règles de conservation.

L’uniformisation des façons de faire facilite le transfert de connaissance, entre autres.

• Qualité des informations contenues dans les dossiers administratifs qualifiés

Un accès rapide et ciblé aux bonnes informations, au bon moment et dans le bon format (amélioration de la qualité des processus de décision, transparence et traçabilité dans la conduite des affaires, synonymes de bonne gouvernance).

• Perte d'information réduite ;

La perte d'information due au départ des employés est réduite et contrôlée avec la mise en œuvre d'un programme de gestion intégrée des documents institutionnels ;

• Facilitation du travail collaboratif

L’organisation des documents avec des fonctionnalités technologiques encourage le personnel à profiter des avantages du travail collaboratif ;

Partage dynamique de l’information (dossiers) au sein des équipes de travail ou auprès d’intervenants externes ;

Facilitation du travail quotidien de tous les collaborateurs en termes de gestion des documents ;

• Travail à distance

Les utilisateurs à l’extérieur seront en mesure d'accéder au contenu en direct ou en différé sans pour autant compromettre la sécurité de l'information ;

• Information complète

Dossiers complets sur une activité ou une affaire ;

• Gestion accrue des courriels

Décloisonnement des courriels.

Réduction des risques pour l’organisation

• Sauvegarde de la propriété intellectuelle

Les informations confidentielles et ou privées en format électronique sont protégées contre la divulgation accidentelle en tout temps grâce à des groupes de sécurité, les niveaux d'habilitation de sécurité, pare-feu et le cryptage ;

• Conformité et contrôle de la croissance de l'information

Tous les documents sont soumis à des règles de conservation, conformément au calendrier de conservation ;

• Sécurité du droit (authenticité, intégrité et intégralité des documents et des dossiers)

Création d’un entrepôt documentaire organisationnelle sécurisée (un seul dépôt de documents numériques versus les disques durs des postes locaux et de différents serveurs) avec accès sectoriel (élimination du papier) permettant une meilleure gestion de la sécurité des documents ;

• Assure le respect de la conformité réglementaire

Valeur juridique des documents technologiques (LCCJTI) : nécessité d’assurer l’intégrité ;

Possibilité de contrôler la conformité (impossible de le faire avec des dossiers dans les classeurs).

Avantages qualitatifs

• Maîtrise du cycle de vie de tous les documents

Les documents physiques et électroniques créés et reçus par l’entité administrative, de leur création à leur destruction ou leur conservation définitive, peu importe le support d’information sont gérés ;

Permet de faciliter le déclassement des dossiers physiques (liste de déclassement et formulaire) ;

• Cohérence du système d’information mis en œuvre au sein de l’entité administrative (documents intégrés systématiquement dans le système d’information) ;
• Gain de qualité

Gestion des versions et accès à la version la plus récente pour tous : application des règles de conservation sur la version la plus récente ;

Pas de doublons, les documents sont à jour ;

• Bénéfices d’information sur les processus.

Avantages stratégiques

• Constitution d’une mémoire organisée et documentée de l’entité administrative pour répondre aux besoins actuels et futurs de celle-ci ;
• Protection des documents essentiels.

Gains pour le personnel

• Le personnel est plus efficace dans son travail ;
• Meilleure connaissance des bonnes pratiques ;
• Connaissance des propriétaires des documents ;
• Assure un sentiment de confiance et de sécurité ;
• Plus agréable de travailler avec un système simple et les bons outils ;
• Vision d’ensemble.

Gouvernance de l’information

• Les rôles et responsabilités sont clairement définis ;

Chacun sait ce qu’il a à faire ;
Soutien, encadrement et conseils pour supporter le travail par personne qualifiée.

Outils de gestion intégrée des documents (GID)

• Classement uniforme des documents de toutes natures ;
• Un repérage plus simple et plus rapide de l’information ;
• Gain d’espace grâce à une meilleure gestion du cycle de vie des documents ;

Outil de gestion électronique des documents (GED)

• Accéder rapidement aux informations grâce à une recherche simple ou avancée ;
• Assurer le suivi et la traçabilité des documents ;
• Limiter les irritants causés par les équipements (photocopieur et imprimante défectueux) ;
• Travail en amont : dès la création (ou réception) d’un document, on peut le repérer.

Vous connaissez d’autres avantages? N’hésitez pas en nous en faire part!