Très souvent, on entend des plaintes et des récriminations au sujet de l’échec de l’implantation de SharePoint dans les organisations. Le plus souvent, on croit que c’est le damné SharePoint le coupable. Il n’en est rien. Comme chacune des organisations est différente, il peut y avoir plusieurs facteurs de succès ou d’échec à son implantation. Voici le résumé de quelques-unes des raisons de l’échec de son implantation.
Raison no 1 : Toutes les ressources financières sont
attribuées à la personnalisation, à la configuration, au développement
La première chose que les organisations font au moment de l’acquisition
de SharePoint est du développement coûteux et de la personnalisation. C’est
comme acheter des rideaux pour une maison alors qu’elle n’est même pas
construite. Ne vous méprenez pas sur l’importance du visuel. La
personnalisation offre un aperçu de SharePoint plus convivial, mais la
collaboration ne sera pas enrichie par des diaporamas ou des effets de survol
de menu fantaisistes. Ce qui améliorera la collaboration est l’architecture de
l’information, les métadonnées, une bonne conception du design et une
navigation adaptée. C’est particulièrement important pour qui utilise
SharePoint Online.
Raison no 2 : Ne pas accorder de temps à la formation
« Mes employés n’ont pas eu besoin de formation pour
utiliser Word, Excel ou Dropbox. Donc, ils n’en ont pas besoin pour
SharePoint ». Il s’agit d’un commentaire souvent prononcé par les
gestionnaires seniors. Cette affirmation est de la foutaise.
SharePoint n’est pas Word, Excel ni Dropbox. La complexité
de SharePoint surpasse facilement les logiciels énumérés précédemment.
Autorise-t-on une personne à conduire une voiture sans avoir préalablement
suivi la formation adéquate? Monterions-nous à bord d’un avion dont le pilote
n’a pas suivi une formation appropriée? Alors, pourquoi permettre le personnel
à collaborer et échanger des informations stratégiques sans l’avoir fait? On ne
parle pas ici de formation offerte sur de longues périodes comme trois
journées, mais plutôt d’une formation sur les principales fonctionnalités et celles
utilisées fréquemment; cette formation est indispensable. Cela vaut largement
l’investissement.
Raison no 3 : Les bonnes pratiques ne sont pas suivies
concernant l’architecture de l’information
Même si l'on passe du temps au développement personnalisé et
à la formation, on a besoin également de s’assurer de suivre les meilleures
pratiques de l’industrie. Cela inclut une hiérarchie adéquate, la navigation,
les métadonnées, la configuration du thésaurus et de la recherche.
Raison no 4 : L’implantation de SharePoint uniquement
comme dépôt pour le partage de documents
SharePoint n’est pas seulement un classeur pour déposer des
documents partagés. Si c’est l’utilisation qui en est faite, on ne profite pas
pleinement des avantages des outils de collaboration. Certaines limitations
techniques seront très probablement rencontrées et l’implantation de SharePoint
ne sera jamais une réussite dans l’organisation.
Raison no 5 : Anticipation des mauvaises expériences
Comme on peut avoir une mauvaise expérience avec une personne, on peut l’avoir vécu également avec SharePoint. Lorsqu’on a une expérience désagréable avec une personne, on ne doit pas s’appuyer sur celle-ci dans les autres relations nouvelles. Il est possible que ce fût le cas en ce qui concerne une très mauvaise expérience dans le passé avec SharePoint 2007 ou 2010. Le passé doit demeurer derrière nous, car dans ce cas SharePoint a changé drastiquement depuis cette époque. D'une application lourde et compliquée, il est devenu une plate-forme de collaboration très moderne et intuitive. Microsoft publie des mises à jour de SharePoint en ligne et des autres outils de Microsoft 365 plus rapidement que vous ne le dites « Sharepoint ».
Ce qu'il faut faire
Au final, les utilisateurs-trices finaux doivent être au cœur
du processus d’implantation afin de s’assurer de l’adhésion et de la réussite
du projet.
*Article largement inspiré de la traduction d’un texte de Gregory Zelfond Why your SharePoint Implementation Failed
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