Pourquoi votre implantation de SharePoint est un échec*

Très souvent, on entend des plaintes et des récriminations au sujet de l’échec de l’implantation de SharePoint dans les organisations. Le plus souvent, on croit que c’est le damné SharePoint le coupable. Il n’en est rien. Comme chacune des organisations est différente, il peut y avoir plusieurs facteurs de succès ou d’échec à son implantation. Voici le résumé de quelques-unes des raisons de l’échec de son implantation.

Raison no 1 : Toutes les ressources financières sont attribuées à la personnalisation, à la configuration, au développement

La première chose que les organisations font au moment de l’acquisition de SharePoint est du développement coûteux et de la personnalisation. C’est comme acheter des rideaux pour une maison alors qu’elle n’est même pas construite. Ne vous méprenez pas sur l’importance du visuel. La personnalisation offre un aperçu de SharePoint plus convivial, mais la collaboration ne sera pas enrichie par des diaporamas ou des effets de survol de menu fantaisistes. Ce qui améliorera la collaboration est l’architecture de l’information, les métadonnées, une bonne conception du design et une navigation adaptée. C’est particulièrement important pour qui utilise SharePoint Online.

Raison no 2 : Ne pas accorder de temps à la formation

« Mes employés n’ont pas eu besoin de formation pour utiliser Word, Excel ou Dropbox. Donc, ils n’en ont pas besoin pour SharePoint ». Il s’agit d’un commentaire souvent prononcé par les gestionnaires seniors. Cette affirmation est de la foutaise.

SharePoint n’est pas Word, Excel ni Dropbox. La complexité de SharePoint surpasse facilement les logiciels énumérés précédemment. Autorise-t-on une personne à conduire une voiture sans avoir préalablement suivi la formation adéquate? Monterions-nous à bord d’un avion dont le pilote n’a pas suivi une formation appropriée? Alors, pourquoi permettre le personnel à collaborer et échanger des informations stratégiques sans l’avoir fait? On ne parle pas ici de formation offerte sur de longues périodes comme trois journées, mais plutôt d’une formation sur les principales fonctionnalités et celles utilisées fréquemment; cette formation est indispensable. Cela vaut largement l’investissement.

Raison no 3 : Les bonnes pratiques ne sont pas suivies concernant l’architecture de l’information

Même si l'on passe du temps au développement personnalisé et à la formation, on a besoin également de s’assurer de suivre les meilleures pratiques de l’industrie. Cela inclut une hiérarchie adéquate, la navigation, les métadonnées, la configuration du thésaurus et de la recherche.

Raison no 4 : L’implantation de SharePoint uniquement comme dépôt pour le partage de documents

SharePoint n’est pas seulement un classeur pour déposer des documents partagés. Si c’est l’utilisation qui en est faite, on ne profite pas pleinement des avantages des outils de collaboration. Certaines limitations techniques seront très probablement rencontrées et l’implantation de SharePoint ne sera jamais une réussite dans l’organisation.

Raison no 5 : Anticipation des mauvaises expériences

Comme on peut avoir une mauvaise expérience avec une personne, on peut l’avoir vécu également avec SharePoint. Lorsqu’on a une expérience désagréable avec une personne, on ne doit pas s’appuyer sur celle-ci dans les autres relations nouvelles. Il est possible que ce fût le cas en ce qui concerne une très mauvaise expérience dans le passé avec SharePoint 2007 ou 2010. Le passé doit demeurer derrière nous, car dans ce cas SharePoint a changé drastiquement depuis cette époque. D'une application lourde et compliquée, il est devenu une plate-forme de collaboration très moderne et intuitive. Microsoft publie des mises à jour de SharePoint en ligne et des autres outils de Microsoft 365 plus rapidement que vous ne le dites « Sharepoint ».

Ce qu'il faut faire

Au final, les utilisateurs-trices finaux doivent être au cœur du processus d’implantation afin de s’assurer de l’adhésion et de la réussite du projet.

*Article largement inspiré de la traduction d’un texte de Gregory Zelfond Why your SharePoint Implementation Failed