La difficulté de navigation à travers les sites SharePoint et les problèmes de repérage de l’information sont des éléments qui reviennent sans cesse dans les discussions; l’utilisateur veut obtenir rapidement une information fiable et de qualité, sans trop modifier ses habitudes. Plusieurs avenues ont été tentées pour récolter les résultats escomptés.
Dans les versions de SharePoint sur serveur, l’architecture de l’information était basée sur une hiérarchie de sites et sous-sites rappelant les répertoires et dossiers dans l’explorateur de fichiers.
Rappelez-vous alors
lorsque vous cherchiez un document dans une série de dossiers dans votre
explorateur de fichiers, souvent c’était décourageant. Avec les sous-sites, c’était
assez semblable et de nombreux autres problèmes ont surgi.
Voici quelques
inconvénients soulevés avec les sous-sites :
- Le plus grand
problème réside dans la gestion des accès. L’héritage de sécurité : octroyer
par inadvertance la sécurité au site de niveau supérieur et à d’autres sites
partageant les mêmes groupes de sécurité.
- Les obstacles techniques de navigation commune entre les collections de sites sont fréquents;
- Il est impossible
de supprimer des sites sans avoir des impacts sur les autres sous-sites de la collection;
- Une structure
hiérarchique par sous-sites empêche le déplacement des sites; en cas de restructuration
organisationnelle, il n’y a pas de moyen facile sans outil de migration de transférer
l’information;
- Le partage à
l’externe est activé sur l’ensemble de la collection de sites, impactant les
autres sous-sites;
- Les sous-sites ne
peuvent pas être connectés à Microsoft Teams.
C‘est pourquoi désormais
Microsoft conseille comme bonnes pratiques de créer des sites et de les
organiser en concentrateur au lieu de créer des sous-sites.
L’architecture de l’information
« à plat » est un changement dans l’industrie que Microsoft défend. C’est
l’approche dite moderne de l’architecture de site.
Les organisations
ont rapidement suivi les recommandations de bonnes pratiques de Microsoft et
ont remplacé la hiérarchie de sites et sous-sites par l’utilisation de
concentrateurs (hub). La navigation, la recherche entre les différents sites
associés aux concentrateurs permettent à l’utilisateur de repérer l’information
facilement.
Le concentrateur (hub)
Le concentrateur ou
« hub » est la porte d’entrée permettant de naviguer à travers
différents sites.
Les avantages à
utiliser le concentrateur :
- Naviguer plus facilement dans SharePoint : une barre de navigation du concentrateur
se situe en haut du site concentrateur et des sites associés;
- La recherche avancée : permet de rechercher et trouver du contenu
de plusieurs concentrateurs et sites associés. Lorsque vous recherchez à partir
d’un site concentrateur, le contenu du site concentrateur lui-même et des sites
associés est renvoyé dans les résultats de la recherche. Les utilisateurs ne
peuvent voir que le contenu auquel ils ont accès;
- Les sites associés au site concentrateur n'héritent pas par défaut des
autorisations du site concentrateur;
- Les sites associés au concentrateur offrent un héritage de la
conception, comme la couleur et le logo;
- Les concentrateurs sont un autre excellent composant de l'intelligence artificielle.
2 ways to view site hierarchy of a site collection, 26 janvier 2017
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