La synchronisation de SharePoint avec l'explorateur Windows avec Sync

Pour différentes raisons, certains utilisateurs préfèrent l’utilisation de l’explorateur Windows pour accéder à leurs documents même s’ils se servent de SharePoint Online.

Voici donc comment ceux-ci pourront retrouver leurs habitudes en utilisation la synchronisation.

La désuétude de l’utilisation des sous-sites dans SharePoint

La difficulté de navigation à travers les sites SharePoint et les problèmes de repérage de l’information sont des éléments qui reviennent sans cesse dans les discussions; l’utilisateur veut obtenir rapidement une information fiable et de qualité, sans trop modifier ses habitudes. Plusieurs avenues ont été tentées pour récolter les résultats escomptés.

Dans les versions de SharePoint sur serveur, l’architecture de l’information était basée sur une hiérarchie de sites et sous-sites rappelant les répertoires et dossiers dans l’explorateur de fichiers.

Rappelez-vous alors lorsque vous cherchiez un document dans une série de dossiers dans votre explorateur de fichiers, souvent c’était décourageant. Avec les sous-sites, c’était assez semblable et de nombreux autres problèmes ont surgi.

Voici quelques inconvénients soulevés avec les sous-sites :

• Le plus grand problème réside dans la gestion des accès. L’héritage de sécurité : octroyer par inadvertance la sécurité au site de niveau supérieur et à d’autres sites partageant les mêmes groupes de sécurité.
• Les obstacles techniques de navigation commune entre les collections de sites sont fréquents;
• Il est impossible de supprimer des sites sans avoir des impacts sur les autres sous-sites de la collection;
• Une structure hiérarchique par sous-sites empêche le déplacement des sites; en cas de restructuration organisationnelle, il n’y a pas de moyen facile sans outil de migration de transférer l’information;
• Le partage à l’externe est activé sur l’ensemble de la collection de sites, impactant les autres sous-sites;
• Les sous-sites ne peuvent pas être connectés à Microsoft Teams.

C‘est pourquoi désormais Microsoft conseille comme bonnes pratiques de créer des sites et de les organiser en concentrateur au lieu de créer des sous-sites.

L’architecture de l’information « à plat » est un changement dans l’industrie que Microsoft défend. C’est l’approche dite moderne de l’architecture de site.

Les organisations ont rapidement suivi les recommandations de bonnes pratiques de Microsoft et ont remplacé la hiérarchie de sites et sous-sites par l’utilisation de concentrateurs (hub). La navigation, la recherche entre les différents sites associés aux concentrateurs permettent à l’utilisateur de repérer l’information facilement. 

Le concentrateur (hub)

Le concentrateur ou « hub » est la porte d’entrée permettant de naviguer à travers différents sites.

Les avantages à utiliser le concentrateur :

• Naviguer plus facilement dans SharePoint : une barre de navigation du concentrateur se situe en haut du site concentrateur et des sites associés;
• La recherche avancée : permet de rechercher et trouver du contenu de plusieurs concentrateurs et sites associés. Lorsque vous recherchez à partir d’un site concentrateur, le contenu du site concentrateur lui-même et des sites associés est renvoyé dans les résultats de la recherche. Les utilisateurs ne peuvent voir que le contenu auquel ils ont accès;
• Les sites associés au site concentrateur n'héritent pas par défaut des autorisations du site concentrateur;
• Les sites associés au concentrateur offrent un héritage de la conception, comme la couleur et le logo;
• Les concentrateurs sont un autre excellent composant de l'intelligence artificielle.

Pour conclure, les changements de paradigme que les utilisateurs rencontrent dans le cadre de leurs activités professionnelles, en ce qui concerne les technologies de l’information, sont une préoccupation soulevée maintes fois. Elles ne sont pas près de se tarir.

La transformation numérique des milieux de travail en est une preuve éloquente. Toutefois, les utilisateurs gagnent en rapidité et efficacité, ce qui n’est pas à dédaigner. La veille sur les meilleures pratiques demeure peut-être ainsi la clé du succès. 

Sources :

How to disable subsiste creation in SharePoint Online, 30 novembre 2022

Why flat SharePoint site architecture makes total sense, 5 décembre 2018

2 ways to view site hierarchy of a site collection, 26 janvier 2017

L'architecture de l'information dans SharePoint Online pour répondre aux exigences légales : un défi surmontable